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Cómo hacer una factura electrónica: estos son los pasos que tenés que seguir

Cómo hacer una factura electrónica: estos son los pasos que tenés que seguir

Cómo hacer una factura electrónica: estos son los pasos que tenés que seguir
Se trata de un documento comercial que reemplaza al formato en papel que se usaba anteriormente; te contamos cómo hacer una factura electrónica
Por iProfesional
02.07.2020 11.26hs Actualidad

Las facturas electrónicas se utilizan en Argentina desde hace tiempo. Desde hace pocos años son obligatorias, es decir que las facturas realizadas en formato físico -en papel- ya no son válidas. Sin embargo, no todas las personas saben cómo hacer una factura electrónica, algo que es clave conocer para poder desempeñarse como prestador de servicios o en el mundo comercial.

Las últimas personas en tener habilitadas las facturas electrónicas para su operatoria comercial fueron los monotributistas, quienes en 2019 ya se vieron obligados a plegarse a la normativa dispuesta por AFIP. Esto significa que desde hace más de un año las facturas en papel han desaparecido y ya no son legales. 

Para poder estar dentro de esta normativa y cumplir con ella es esencial conocer cuáles son los pormenores. Saber como hacer una factura electrónica es muy importante para todos aquellos que tengan actividades que los obliguen a hacerlo.

Quiénes tienen que usar factura electrónica

AFIP ha dispuesto una serie de casos en los que los usuarios están obligados a emitir facturas electrónicas. De acuerdo a la web de la AFIP, estas son las personas que se encuentran obligados a usar la factura electrónica y, en consecuencia, deben saber cómo hacer una factura electrónica. 

  • Inscriptos en el Impuesto al Valor Agregado.
  • Monotributistas.
  • Quienes desarrollen alguna de las actividades comprendidas en el anexo mencionado en el título III de la RG 3749.
  • Exportadores por la RG 2758.
  • Comercializadores de bienes usados no registrables enmarcados en la RG 3411.

A continuación, en la web de AFIP se aclara cuál es la obligación de emisión de comprobantes que la norma actualmente vigente dispone para ciertos casos en particular. Estos casos son los profesionales o vendedores ambulantes que realizan su actividad fuera de la oficina o comercio, y realizan la cobranza en el domicilio del comprador. Si bien su régimen es diferente, ellos también tienen la obligación de saber cómo hacer una factura electrónica. De este modo, estarán dentro de la normativa vigente prevista por AFIP. Es importante tener en cuenta que la obligatoriedad del uso de controlador fiscalfactura electrónica depende de la actividad desempeñada.

En relación a los profesionales responsables inscriptos o monotributistas categoría F en adelante están alcanzados por la obligación de emitir factura electrónica, por tratarse de una actividad no incluida en el Anexo I de la Resolución General Nº 3.561. Esto significa que deben saber cómo hacer la factura electrónica para poder cumplir con la obligación que establece AFIP y para poder desempeñar su tarea. 

En relación a los vendedores ambulantes que desarrollan una actividad incluida en el Anexo I de la Resolución General Nº 3.561, también hay una normativa específica. Aunque la tarea se realice fuera de la oficina o comercio y la cobranza sea en el domicilio del comprador, está obligado al uso del controlador fiscal u optar por el Régimen Alternativo en caso de cumplir los requisitos previstos en el punto 2.1 del Apartado A, Anexo II de la Resolución General Nº 3.561. 

Qué necesitás para hacer una factura electrónica

Para entender cómo hacer una factura electrónica es necesario saber que se necesitan una serie de datos esenciales. Es importante tenerlos al alcance de la mano y en la memoria al momento de hacer la factura electrónica. De esta manera, el proceso será más ágil y la persona podrá hacer más facturas en un tiempo más acotado.

El primer elemento necesario es el CUIL o CUIT; este dato sirve para identificar a la persona en su condición de prestador de servicios en los registros de AFIP. Para saber cómo hacer una factura electrónica es necesario tener en cuenta que se debe tener CUIT o CUIL, de otro modo no es posible. Aquellas personas que no tengan su CUIT o su CUIL deberán tramitarlo en la web de AFIP, donde se puede encontrar una guía paso a paso para hacerlo. 

El segundo es la clave fiscal, que debe estar habilitada con nivel de seguridad 3. 

El tercer elemento fundamental para saber cómo hacer una factura electrónica es contar con los servicios "Comprobantes en línea y Administración de puntos de ventas y domicilios incorporados a tu clave fiscal".

Con toda esa información los usuarios están listos para hacer una factura electrónica. Para saber cómo hacer una factura electrónica es necesario seguir los pasos que se detallan a continuación. 

Estos son los pasos para saber cómo hacer una factura electrónica
Estos son los pasos para saber cómo hacer una factura electrónica

Entonces, ¿cómo hacer una factura electrónica?

Para saber cómo hacer una factura electrónica es necesario seguir una serie de pasos establecidos y detallados en la web de AFIP.

El primer paso es ingresar a la página de AFIP con clave fiscal de nivel 3 o superior. Una vez que se ingresen los datos el sistema desplegará en pantalla la lista de servicios que el usuario tiene habilitados. Esto significa que no cualquier persona puede hacer una factura electrónica por cualquier servicio, sino que cada uno tendrá habilitadas las que sean acorde a su categoría y al tipo de tarea que realice.

Esta es la primera página a la que se debe ingresar para hacer una factura electrónica
Esta es la primera página a la que se debe ingresar para hacer una factura electrónica

Luego, la persona deberá seleccionar la opción comprobantes en línea y hacer clic en la categoría que corresponde -monotributista, responsable inscripto, por ejemplo-. En ese momento se desplegará la pantalla de comprobantes en línea.

Cómo hacer una factura electrónica: este es el primer paso
Cómo hacer una factura electrónica: este es el primer paso

El segundo paso es allí, precisamente, en el régimen de comprobantes en línea. Para completar el proceso de cómo hacer una factura electrónica, es necesario ingresar allí y seleccionar la opción datos adicionales del comprobante. Una vez que el usuario llega a esa instancia, debe completar sus datos y guardar dicha información. 

Tercer paso para saber cómo hacer una factura electrónica
Tercer paso para saber cómo hacer una factura electrónica

Se llega, de este modo, al tercer paso, que es la selección del punto de venta. Hay una opción que dice ABM Puntos de ventas; allí el usuario debe habilitar el punto de venta donde va a emitir comprobantes electrónicos y el tipo de comprobante que va a usar. Para finalizar con la factura electrónica debe avanzar hacia el siguiente paso, algo que puede hacer haciendo clic en el botón continuar. 

La selección de puntos de venta es uno de los pasos para hacer una factura electrónica
La selección de puntos de venta es uno de los pasos para hacer una factura electrónica

Luego, en la misma pantalla, se debe elegir la opción generar comprobantes. En este punto se completan los datos de emisión de la factura electrónica propiamente dichos. Esto significa que el usuario deberá completar la fecha, el concepto y - de ser necesario- moneda extranjera (el sistema convertirá de manera automática al tipo de cambio vigente). Una vez hecho esto, se debe hacer clic en el botón Continuar.

Generar comprobantes: otro de los pasos para saber cómo hacer una factura electrónica
Generar comprobantes: otro de los pasos para saber cómo hacer una factura electrónica

En el quinto paso el sistema pedirá los datos del receptor de la factura electrónica y las condiciones de venta (contado, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, cheque, etc.). Para final el proceso de hacer la factura electrónica, el usuario debe hacer clic nuevamente en el botón continuar.

Los datos del receptor de la factura se deben completar en el quinto paso
Los datos del receptor de la factura se deben completar en el quinto paso

Así se llega al sexto y último paso para saber cómo hacer una factura electrónica. Se deben completar los datos sobre la operación y volver a oprimir el botón continuar. 

Es importante tener en cuenta que todos los pasos para saber cómo hacer una factura electrónica se podrán comprobar y chequear al final del proceso y antes de emitirla. La factura se emitirá por triplicado y el sistema permitirá previsualizar toda la información cargada antes de aceptar finalmente su emisión. 

Cómo hacer una factura electrónica desde tu celular

El celular actualmente se comporta como un elemento de uso cotidiano, algo que está presente en todos los aspectos de la vida y que se puede utilizar para casi cualquier actividad.

Hacer facturas electrónicas también es una tarea que se puede realizar desde el celular. Para ello, AFIP diseñó una aplicación conocida como Facturador móvil, que se puede descargar en cualquier teléfono con sistema operativo Android.

Así se ve la primera pantalla que se ve en la app cuando se abre para hacer una factura electrónica
Así se ve la primera pantalla que se ve en la app cuando se abre para hacer una factura electrónica

A través de esta alternativa los usuarios podrán acceder a los mismos servicios que los mencionados anteriormente, solo que lo harán desde una aplicación y no desde un navegador web. Para algunas personas esta situación puede ser más incómoda, mientras que para otras puede ser más beneficioso. Hay alternativas para todos los gustos. 

Para todas aquellas personas que se encuentren interesados en utilizar esta aplicación AFIP dispuso un video explicativo. Allí se detallan cuáles son las principales funciones que tiene la herramienta, cómo hacer una factura electrónica desde el celular, cómo administrar la base de clientes, entre otras funcionalidades.

Cómo hacer una factura electrónica: un video te lo explica

Desde AFIP han creado un video que apunta a mejorar la experiencia de la realización de las facturas electrónicas. El objetivo es que todos los que usen el sistema -y puntualmente los monotributistas- sepan cómo hacer una factura electrónica y puedan hacerlo de manera exitosa.

Es esencial tener en cuenta que, en ocasiones, el recurso audiovisual -como puede ser un video- puede resultar sumamente explicativo y claro para los usuarios. Es por eso que desde AFIP han decidido publicar este tutotrial que ayuda a los usuarios sobre cómo hacer una factura electrónica.

Qué pasa si tenés un problema para emitir la factura electrónica

Tal como ya se mencionó, hay un proceso para entender cómo hacer una factura electrónica. Hay un paso a paso establecido que permite atravesar el proceso y llegar al final con éxito. 

De todos modos, tal como sucede en cualquier otro proceso, es probable que surja algún problema o una situación que dificulte la emisión de la factura electrónica, aún habiendo seguido el proceso dispuesto por AFIP sobre cómo hacer una factura electrónica. 

En este caso también hay una guía paso a paso que permite saber qué hacer ante una situación problemática y cómo hacerlo. 

El primer paso es ingresar con CUIT y clave fiscal al servicio titulado "Regimenes de facturación y registración (REAR/RECE/RFI)". 

Luego, se debe seleccionar el contribuyente con el que se desea operar, es decir, la empresa o la persona física por la que se quiere emitir la factura electrónica. 

El tercer paso a tener en cuenta en este proceso requiere que el usuario seleccione la opción "dificultades con la implementación de la factura electrónica".

Las dificultades también pueden ser una situación en el proceso de cómo hacer una factura electrónica
Las dificultades también pueden presentarse en el proceso de cómo hacer una factura electrónica

A continuación se debe hacer clic en la opción que dice ingresar declaración. Allí se podrá hacer un descargo acerca de qué pasó, cuál es el problema, dónde se encuentra la dificultad. El objetivo es que desde el soporte técnico de la página de AFIP puedan tomar en cuenta estas realidades que a veces aquejan a las personas en su desempeño profesional. De este modo, podrán mejorar el servicio y las dificultades se podrán disminuir. 

Sin embargo, este no es el único elemento importante para el que se puede usar el sistema de reporte de dificultades al momento de cumplir con el proceso de cómo hacer una factura electrónica. La implementación de la obligatoriedad de las facturas electrónicas puede encontrar límites en algunos casos, tanto de empresas como de personas, que no pueden cumplir con esa realidad. 

Esta es la última pantalla del proceso de reporte de dificultades
Esta es la última pantalla del proceso de reporte de dificultades

Allí también es importante considerar el sistema de AFIP para poder reportar esas dificultades. Allí AFIP solicita que la persona haga una declaración jurada en la que detalle cuáles son los motivos por los que se ve imposibilitado de cumplir con la obligación que se impone desde el Estado. 

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